电子邮件已成为企业日常工作中最为重要的沟通方式之一。尤其是企业通过电子邮件来协调与供应商，客户和其他合作伙伴，重要的信息还需要传递给员工。因此，为了保证高效的沟通和保护信息的安全性，许多企业使用企业邮箱作为用户交流的标准手段。

什么是企业邮箱？

企业邮箱是一种基于域名的电子邮件系统，其目的是为了满足企业的大规模的邮件需求，包括内部交流，对外联络，业务沟通等等。由于其面向企业的特性，企业邮箱通常拥有高度的安全性，易用性，定制化和可拓展性等特点。在企业内部使用邮箱可以提高工作效率，降低成本，强化安全性。

企业邮箱的作用

企业邮箱可以帮助企业在商业运作过程中保持联系，并提供联络，沟通和交流的便利。它的主要职能包括：

1. 内部工作交流：企业可以通过电子邮件来协调员工的工作，安排会议，发布公告等工作，从而保证整个企业团队的高效协同工作。
2. 对外业务联络：企业可以通过电子邮件来与客户和供应商沟通，处理用户反馈和提供技术支持。
3. 信息共享：企业员工可以通过电子邮件进行信息交流和共享的研究项目，文献资料等。
4. 品牌建设：企业可以通过企业邮箱增加品牌曝光率，并在用户心中留下深刻印象，进而提升品牌价值。

企业邮箱的特点

企业邮箱相对于个人邮箱而言，其最显著的特征是安全性，易用性，定制化和可拓展性。

1. 安全性：企业邮箱系统通常具有强大的安全性，如加密链接，安全认证等，可以确保邮件信息的保密性和完整性。
2. 易用性：企业邮箱通常具有友好的用户界面，与其他常用软件兼容性良好，易于员工使用和管理。
3. 定制化：企业可以根据自己的需求，自定义邮箱功能，如个性化邮件模板，自动回复，垃圾邮件过滤等。
4. 可拓展性：企业邮箱系统具有良好的可拓展性，扩展和增加电子邮件地址，存储空间等都很容易实现。

企业邮箱的优点

相对于其他常见的沟通手段，企业邮箱面向企业的特性，带来了许多优点：

1. 提高工作效率：企业邮箱可以快速传递信息，方便地分享文件，简化日常工作中的一些重复操作，从而提高工作效率。
2. 保护信息安全：企业邮箱具有安全认证和数据加密等功能，可以保护敏感信息，防止信息泄露。
3. 简化管理流程：企业邮箱系统可以帮助企业管理员工的电子邮件账户，统一管理设置，批量设置规则，从而简化管理流程，减少人力成本。
4. 提高企业形象：企业邮箱作为企业标志之一，可以提升企业形象，提高客户对企业的信任感和归属感。

如何选择合适的企业邮箱？

选择适合自己的企业邮箱需要考虑很多因素，包括价格，数据存储空间，数据的传输速度和安全等。以下是一些选择企业邮箱需要注意的因素：

1. 数据隐私和安全：确认企业邮箱提供方的数据存储位置，数据加密和数据备份策略等是否达到自己的安全要求。
2. 多设备支持：确认企业邮箱的多设备使用是否受到限制，比如邮箱应该可以支持移动端、电脑端、邮件客户端等多种设备的使用。
3. 数据存储空间：确定企业邮箱提供方提供的邮箱存储容量是否够用，以免企业内部用户在使用过程中受到各种限制，影响工作。
4. 邮件过滤和分类功能：确认企业邮箱拥有完善的垃圾邮件拦截和分类功能，避免员工受到垃圾邮件和恶意邮件的骚扰。
5. 客户支持：最好选择邮箱提供商提供的保障服务，包括客户服务，数据备份和数据恢复服务等。

企业邮箱使用技巧

以下是一些企业邮箱使用的技巧，可以提高工作效率，减少不必要的麻烦：

1. 使用规范的邮箱地址，以便标识和查找记录。
2. 合理使用抄送功能，避免信息重复和不必要的骚扰。
3. 主题清晰明确，简明扼要，避免表达含义不清或者信息过多及混乱。
4. 注意邮件的时效性和内容的准确性，避免迟到或导致误解等问题。

如何保证企业邮箱的安全性？

正如我们所知，企业内部信息安全性是重中之重，因此在使用企业邮箱时需要注意以下几点来保护企业信息的安全性：

1. 设置多重认证措施进行身份验证。
2. 设置强大且安全的密码，密码要包含字母、数字和特殊字符。
3. 开启邮件网关安全策略，结合云邮件安全网关技术，对恶意邮件、病毒邮件和垃圾邮件进行拦截，有效保障邮件安全。
4. 定期更新企业邮箱系统的应用、软件及补丁等，确保企业信息技术环境的安全性。
5. 注意员工教育，加强员工信息安全意识，使员工时刻注重信息安全保护。

总结

企业邮箱可以帮助企业提高工作效率和信息传递效率，同时提高信息的安全性和管理效率。选择合适的企业邮箱也有很多需要考虑的因素，可以根据自己的需要进行选择。最后，合理使用企业邮箱，保证信息安全，提高工作效率也是每个企业员工应该注重的事情。